1.5.1 Gewerbeamt, Handelsregister, Finanzamt, Bundesagentur für Arbeit
a) Vorbemerkungen
Bei der Gründung eines Unternehmens bzw. beim Schritt in die Selbstständigkeit sind eine Reihe von Anmeldeformalitäten und gesetzlichen Vorschriften beachten. Der damit verbundene Aufwand (Zeit und Kosten) wird oft unterschätzt und eine fehlende Anmeldung oder Genehmigung kann später „teuer“ werden.
Grundlegende Voraussetzung für die Ausübung eines Gewerbes ist die deutsche Staatsnagehörigkeit. Bei Gründern aus EU-Staaten ist der Status eines EWR-Bürgers zu klären.
Nachfolgend wird eine Übersicht über die wichtigsten Vorschriften zu Anmeldungen und Genehmigungen gegeben, die beim Start in die Selbstständigkeit zu beachten bzw. einzuholen sind.
b) Anmeldung beim Gewerbeamt, Gewerbeerlaubnis
Entsprechend dem Grundsatz der Gewerbe- und Vertragsfreiheit ist es jedem – ob einzeln oder als Personengruppe – gestattet, ein Gewerbe anzumelden, zu eröffnen und zu betreiben, soweit der bzw. die Betreffenden hierfür die notwendigen Voraussetzungen mitbringen und zugleich die Bestimmungen der Gewerbeordnung und anderer Rechtsvorschriften einhalten.
In Übereinstimmung mit den Bestimmungen im Handelsrecht gilt als ein Gewerbetreibender derjenige, der eine gesetzlich zulässige Tätigkeit
a) selbständig,
b) nach außen erkennbar,
c) planmäßig und auf Dauer angelegt und
d) mit Gewinnerzielungsabsicht
realisiert und es sich dabei nicht um einen Freien Beruf (Ärzte, Steuerberater. Rechtsanwälte u..a.) oder eine Tätigkeit im Bereich der Land- und Forstwirtschaft handelt. Wichtig ist, dass ein anzumeldendes Gewerbe auch aktiv betrieben werden soll.
Wer in diesem Sinne den selbständigen Betrieb eines Gewerbes (oder den Betrieb einer Zweigniederlassung oder den Betrieb einer unselbständigen Zweigstelle) eröffnen will, hat dies nach § 14 GewO bei der für den jeweiligen Standort zuständigen Behörde (Bezirksamt, Gewerbeamt) anzuzeigen. Die Gewerbeordnung unterscheidet zwischen dem stehenden Gewerbe, dem Reisegewerbe und dem Marktverkehr.
Wir betrachten hier nur die Gewerbeanmeldung für das stehende Gewerbe.
Für die Anmeldung des Gewerbes sind der Personalausweis bzw. der Pass sowie eventuell besondere Genehmigungen und Nachweise (z. B. Handwerkskarte, Konzessionen und dergleichen) vorzulegen.
Mit der Gewerbeanmeldung werden in der Regel folgende Behörden/Ämter automatisch über den gegebenen Sachverhalt und über die Person des Gründers informiert:
- das Finanzamt.
- die Industrie- und Handelskammer (außer bei Handwerksberufen),
- die Handwerkskammer (bei Handwerksberufen),
- die Berufsgenossenschaft,
- das Statistische Landesamt sowie
- das Handelsregister (Amtsgericht).
Als Zeitpunkt der Gewerbeanmeldung gilt das Datum, an dem der Gründer beginnt, das Gewerbe aktiv zu betreiben (Geschäftseröffnung, Akquisitionen in den Markt u. a.). Übliche Vorbereitungshandlungen sind noch nicht anzeigepflichtig.
Gewerberechtlich anzeigepflichtig ist ferner die Verlegung des Unternehmens, die Erweiterung des Geschäftsgegenstandes, die Betriebsübernahme bzw. eine tätige Beteiligung, die Aufgabe des Unternehmens oder die Errichtung einer Zweigniederlassung oder Betriebsstätte.
Die Gewerbeanmeldung ist gebührenpflichtig. Mit der Gewerbeanmeldung wird der Gründer automatisch Mitglied bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer, sofern ein IHK-zugehöriger Gewerbebetrieb gegründet wird. Darunter fallen alle gewerblichen Tätigkeiten mit Ausnahme des Handwerks.
b) Eintragung in das Handelsregister
Falls es sich bei dem zu gründenden bzw. zu übernehmenden Gewerbebetrieb um ein Unternehmen handelt, das als Istkaufmann (nach § 1 HGB) oder als Kannkaufmann (nach § 2 HGB) geführt wird, ist das Unternehmen (als Firma) beim zuständigen Amtsgericht in das Handelsregister einzutragen.
Diese Eintragung ist von einem Notar beglaubigen zu lassen. Der Notar erledigt auch die gesetzlich vorgeschriebene Übermittlung der Unterlagen auf elektronischem Wege (Gesetz über das elektronische Handelsregister und das Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister [EHUG]).
c) Anmeldung beim Finanzamt
Das zuständige Finanzamt wird – wie angegeben – bereits vom Gewerbeamt über die Aufnahme einer selbstständigen (gewerblichen) Tätigkeit des Gründers informiert.
Seitens des Finanzamtes wird der Gründer sodann aufgefordert, einen „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ auszufüllen (Formular online bei Elster.de)
Aufgrund der Angaben im Fragebogen erteilt das Finanzamt dem Gründer eine Steuernummer. Zugleich werden bereits eventuelle Vorauszahlungen zur Einkommen- oder Gewerbesteuer festgelegt.
Wichtig: Falls der Gründer einen Gründungszuschusses von der Agentur für Arbeit erhält, muss dem Finanzamt der Businessplan vorlegt werden.
Für Freiberufler gilt:
Die Aufnahme einer freiberufliche Tätigkeit ist innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit dem Finanzamt mitteilen. Zuständig hierfür ist jenes Finanzamt, in dessen Bezirk der Gründer seinen Wohnsitz hat.
Die Anmeldung selbst kann formlos gestaltet werden. Auch in diesem Falle ist der „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ auszufüllen.
d) Anmeldung bei der Bundesagentur für Arbeit
Eine Anmeldung beim zuständigen Arbeitsamt ist dann erforderlich, wenn der Gründer bei Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit (oder nachfolgend) sozialversicherungspflichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, 566-Euro-Kräfte oder Auszubildende beschäftigen will bzw. beschäftigt.
In diesem Falle benötigt er eine Betriebsnummer, die beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit zu beantragen ist.
Die Betriebsnummer ist Grundlage für die Meldung an die zuständigen Sozialversicherungsträger, bei denen die Beschäftigten bei der Krankenkasse an- und abgemeldet werden und bei denen die fälligen Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung abzurechnen sind.
Die Betriebsnummer wird ferner für betriebsbezogene Arbeitsgenehmigungen oder Unfallanzeigen an die Berufsgenossenschaft benötigt.
1.5.2 Weitere Anmeldungen
a) Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
Die Berufsgenossenschaften sind die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung und für alle Gewerbebetriebe, Einrichtungen und auch für Freiberufler zuständig, sofern sich nicht eine Zuständigkeit der landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften oder der Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand ergibt (siehe www.dguv.de).
Der Gründer sollte sich mit der zuständigen Berufsgenossenschaften in Verbindung setzen und klären, ob und wie eine Versicherungspflicht besteht. Gründer, die nicht versicherungspflichtig sind, weil sie beispielsweise keine Arbeitnehmer beschäftigen, sollten dennoch eine freiwillige Versicherung eingehen, um gegen die Folgen von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten abgesichert zu sein.
b) Anmeldungen bei weiteren Ämtern, Überprüfungen, Abstimmungen
Falls eine Gründung im Bereich der Gastronomie erfolgt, muss eine Belehrung des Gesundheitsamtes oder eines beauftragten Arztes nach dem Infektionsschutzgesetz stattgefunden haben. Die entsprechende Bescheinigung ist bei der Gewerbeanmeldung vorzulegen und darf nicht älter als drei Monate sein.
Sollen im zu gründenden oder zu übernehmenden Gewerbetrieb Lebensmittel verkauft werden, benötigen der Gründer – und auch Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter – eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Amtsarztes.
Zahnarztpraxen, Arztpraxen sowie Praxen sonstiger Heilberufe sind durch das Gesundheitsamt oder die zuständige Berufsgenossenschaft infektionshygienisch zu überprüfen.
Die Planung gewerblicher Um- und Neubauten ist rechtzeitig mit dem Bauamt abzustimmen.
Bei einem erlaubnis- bzw. genehmigungspflichtigen Gewerbe (z. B. Abfallbeseitigung, Altenpflege, Arzneimittelherstellung, Bäcker, Bauträger u. a.) ist durch das Gewerbeaufsichtsamt während der gesamten Betriebsdauer die Einhaltung der für das entsprechende Gewerbe zutreffenden Vorschriften und Pflichten zu beaufsichtigen.
Zu beachten sind ferner Auflagen des Umweltamtes (z. B. im Hinblick auf Lärmbelästigung, Emissionen, Immissionen u. a.).
c) Anmeldungen im eigenen Interesse
Mit Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit sollte weiterhin geordnet sein:
- die Einrichtung einer Bankverbindung (Geschäftskonto) bei einem Kreditinstitut,
- die Anmeldung bei Kommunikationsdienstleistern (Telefon-, Fax- und Internetanschluss),
- die Anmeldung bei Versorgungsträgern (Strom, Gas, Wasser, Müllabfuhr.u. a.),
- die Anmeldung bei der Post, ggf. mit Postfach und Postvollmacht,
- die Anmeldung bei Internet-Providern (mit Aufbau einer Web-Präsenz),
- das Anbringen von Firmenschildern am Standort des Unternehmens u. a..