Phase 5: Kapitalrückfluss (Inkasso)
8.2.1 Zu beachtende Sachverhalte
a) Probleme in der Phase „Kapitalrückfluss“
Die Praxis zeigt, dass die Formwandlung in der Phase „Kapitalrückfluss“ nicht immer reibungslos funktioniert. Typische Probleme in der Phase des Kapitalrückflusses sind:
- Ausnutzen von eingeräumten Kundenskonti (mit Erlösschmälerungen),
- Zahlungsverzug des Schuldners mit der Konsequenz des Einleitens von Mahnverfahren,
- Rücksendungen von beanstandeten Produkten, Nichtabnahme einer fertigen Leistung mit Forderungen zur Nachbesserung,
- Insolvenz des Schuldners
u. a. m.
Wichtig ist somit. dass beim Abschluss eines Kaufvertrages die Liefer- und vor allem die Zahlungsbedingungen zwischen Vertragspartnern im Umsatzprozessgeklärt werden .
Jeder Unternehmer ist gut beraten, vor Abschluss eines Kauf- bzw. Werkvertrages zu prüfen, ob der betreffende Kunde bzw. Auftraggeber über die ausreichende Bonität (Bewertung der Zahlungsfähigkeit) verfügt. Derartige Prüfungen sollten sich vor allem auf die Klärung der Rechts- und Vermögensverhältnisse des Partners, die bisherige Zahlungsweise und die auch auf die Persönlichkeit des Partners beziehen.
Als Auskunftsstellen kommen in Frage: Kreditinstitute, Rating-Agenturen, öffentliche Register (Handelsregister u. a.), gewerbsmäßige Auskunfteien (z. B. Creditreform), Geschäftspartner des Kunden u. a.
b) Kundenkredit
Anzahlungen oder Vorauszahlungen – als Kundenkredit – sind – als Bestandteil der Zahlungsbedingungen – besonders dann anzustreben, wenn es um
- die Finanzierung eines größeren Auftrages geht, dessen Abwicklung eine längere Zeit in Anspruch nimmt und zudem finanzielle Vorleistungen im größeren Umfang erfordert (z. B. Werkverträge im Anlagenbau, in der Bauwirtschaft u. a.),
- Neukunden (mit noch nicht geklärter Bonität) geht und/oder
- es sich um Produkte handelt, die nach Fertigstellung nicht mehr anders verkauft werden können (z. B. Herstellung von CD-ROM im Kundenauftrag) oder wenn
- es den Wunsch nach Reservierung von Plätzen (Hotels, Tagungen und dgl.) betrifft, die bei Nicht-Inanspruchnahme zu Umsatzverlusten führen würden.
Der Kundenkredit hat für ein Unternehmen (als Leistungsersteller) insbesondere folgende Vorteile:
- Der Kundenkredit verbessert die Liquiditätssituation des Unternehmens, vor allem dann, wenn die Leistungserstellung zeit- und kostenintensiv ist und das leistende Unternehmen selbst wiederum Lieferanten als Nachauftragnehmer für erbrachte Leistungen bezahlen muss (siehe Erstellen von Bauwerken, von komplizierten Softwarelösungen und dgl.).
- Der Kundenkredit gibt dem leistenden Unternehmen eine gewisse Sicherheit, dass der Kunde zahlungsfähig ist und die zu erstellende Leistung abnehmen wird.
8.2.2 Nutzung des Factorings
a) Inhalt
In den zurückliegenden Jahren hat – im Rahmen eines aktiven Forderungsmanagements – eine Sonderform der kurzfristigen Fremdfinanzierung immer größere Bedeutung erlangt, die als Factoring bezeichnet wird.
Ein wesentlicher Grund für das gestiegene Interesse am Factoring ist das gestiegene Ausfallrisiko bei Forderungen aus Lieferungen und Leistungen infolge unzureichender Zahlungsmoral sowie der Zunahme von Firmen-Insolvenzen.
Die Kreditinstitute sehen im Factoring zudem eine weiteres Betätigungsfeld in ihren Geschäftsaktivitäten. Hieraus erklärt sich, warum die meisten Factoring-Institute als Tochtergesellschaften von Kreditinstituten gegründet wurden.
Als Factoring wird der vertraglich geregelte, fortlaufende Ankauf von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen eines Unternehmens durch einen Factor bezeichnet.
Grundlage des Factoring ist ein Vertrag zwischen
- einem leistenden Unternehmen (als Verkäufer, Klient des Factors),
- einem Finanzierungsinstitut (Factor).
Dabei erklärt sich der Klient bereit, dem Factor seine Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ständig gesamthaft oder teilweise zum Kauf anzubieten. .
b) Ausgestaltung
Der Factor seinerseits erklärt sich bereit, für den Klienten die folgenden Funktionen zu übernehmen:
- Abwicklung der Debitorenbuchhaltung, Übernahme des Mahnwesens und des Inkassos (Dienstleistungsfunktion),
- Bevorschussung der angekauften Forderungen (Finanzierungsfunktion) sowie ggf.
- Übernahme des Risikos bei Forderungsausfall (Delkrederefunktion).
8.2.3 Zahlungsverzug, Mahnwesen
a) Zahlungsverzug
Unternehmen haben in der Regel eine Vielzahl von Kunden und damit meist auch eine Vielzahl an ausstehenden Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.
Um in dieser Situation nicht die Übersicht über fällige Forderungsbeträge zu verlieren, bedienen sich Unternehmen solcher EDV-Buchführungssysteme, die nicht nur eine transparente Debitorenrechnung beinhalten, sondern die zugleich auch automatisch einen eingetretenen Zahlungsverzug signalisieren und auch ein Mahnverfahren aktivieren.
Laut Kauf- bzw. Werkvertrag ist der Abnehmer (Käufer) verpflichtet, den vereinbarten Kaufpreis zum Fälligkeitszeitpunkt zu begleichen.
Ist der Sachverhalt eines schuldhaften Überziehens des Zahlungstermins zu verzeichnen, liegt Zahlungsverzug vor (siehe hierzu auch § 286 Abs. 3 BGB).
Kommt ein Kunde (als Schuldner) gegenüber einem Unternehmen in Zahlungsverzug, dann hat das betreffende Unternehmen (als Gläubiger) das Recht, auf Erfüllung des Vertrages zu bestehen und die Zahlung des vereinbarten Preises zu verlangen.
Es hat fernerhin das Recht, zusätzlich zum vereinbarten Entgelt Verzugszinsen in Rechnung zu stellen oder – wenn dies sachlich möglich ist – vom Vertrag zurückzutreten und zusätzlich Schadenersatz wegen Nichterfüllung des Vertrages zu verlangen (vgl. hierzu §§ 323 ff. BGB).
b) Mahnwesen
Das Eintreten eines Zahlungsverzugs ist in der Praxis direkt mit dem Mahnwesen verbunden.
Als Mahnwesen ist der Gesamtprozess des Auslösens von Mahnungen an einen Schuldner, der Überprüfung der Wirksamkeit der Mahnung und des Einleitens weiterer Schritte des Gläubigers zu verstehen, um das Erbringen der geschuldeten Leistung zu erwirken.
Es werden außergerichtliche und gerichtliche Mahnverfahren unterschieden.
Experten des Forderungsmanagements raten im Falle eines Zahlungsverzugs, den betreffenden Kunden anzurufen, denn eine persönliche Mahnung ist in der Regel wirkungsvoller als die Zusendung eines automatisch durch die Buchführungs-Software erstellten Standard-Mahnschreibens.
Falls dies keinen Erfolg bringt, wird dem Kunden ein formeller Mahnbrief mit Hinweis auf die Fälligkeit und Aufforderung zur Zahlung zugestellt.
Das gerichtliche Mahnwesen wird durch einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids eingeleitet.
Im Mahnbescheid wird der Schuldner durch das Gericht aufgefordert, die betreffende Schuld, einschließlich Kosten und Zinsen aus dem Mahnverfahren, binnen einer Frist von zwei Wochen zu bezahlen oder Widerspruch beim zuständigen Amtsgericht einzulegen. Der Mahnbescheid wird dem Schuldner von Amts wegen zugestellt.
Falls der Schuldner nunmehr seine Schuld an den Gläubiger begleicht, wird das Verfahren eingestellt.
Legt der Schuldner fristgemäß Widerspruch ein, kommt es zur mündlichen Verhandlung vor Gericht, wenn der Gläubiger ein Streitverfahren beantragt.
Falls der Schuldner trotz Eingang des Mahnbescheids die Geldforderung nicht begleicht, erlässt das Gericht – auf der Grundlage des Mahnbescheids – den Vollstreckungsbescheid (Einleiten der Zwangsvollstreckung).