Phase 6: Kapitalabfluss
8.3.1 Inhalt, Aufgaben
a) Inhalt der Phase des Kapitalabflusses
Mit der Phase „Kapitalrückfluss“ ist der Gesamtprozess der Ingangsetzung des Geschäftsbetriebes eines Unternehmens – als Kreislauf gesehen – eigentlich geschlossen.
Da aber der Sinn einer Unternehmensgründung nicht darin besteht und bestehen kann, ein „Einmal-Geschäft“ zu tätigen, muss es im Geschäftsbetrieb weitergehen, denn ein wichtiges Merkmal eines Gewerbebetriebes besteht gerade darin, dass er – vom Grundsatz her – auf Dauer angelegt wird („Business must go on!“).
Wir kommen daher zu einer weiteren Phase im Kreislauf des Umsatzprozesses, der Phase des Kapitalabflusses.
Gegenstand und Inhalt der Phase des Kapitalabflusses ist das Treffen von Entscheidungen zur Verwendung der zurückgeflossenen Erlöse aus Umsatz, wobei es insbesondere um Mittelverwendung
- für die Fortführung des Geschäftsbetriebes des Unternehmens,
- für das Begleichen bestehender Zahlungsverpflichtungen sowie
- für anderweitige Verwendungen
geht
8.3.1 Inhalt, Aufgaben
b) Sachverhalte der Mittelverwendung beim Kapitalabfluss
Nach Abschluss der Phase 5 „Kapitalrückfluss“ ist es angeraten, erst einmal „Kasse zu machen“ und sich zu folgenden Fragen Klarheit zu verschaffen:
- Welche Einzahlungen aus der Leistungsverwertung der erstellten Produkte wurden als Umsatzerlöse insgesamt und nach Produktarten und Kunden erzielt?
- Wie setzen sich diese Umsatzerlöse inhaltlich zusammen und für welche Sachverhalte sind die erzielten finanziellen Mittel im Weiteren zu verwenden?
Die Beantwortung dieser Fragen ist – wie dargestellt – Gegenstand der Phase 6 „Kapitalabfluss“.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sollten die Abflüsse aus den erzielten Umsatzerlösen nach folgenden fünf Sachverhalten bzw. Erfordernissen gruppiert werden:
- Sachverhalt 6.1: Kostenersatz,
- Sachverhalt 6.2: Begleichen von Verbindlichkeiten,
- Sachverhalt 6.3: Abgaben, Steuern,
- Sachverhalt 6.4: Entnahmen, Gewinnausschüttungen,
- Sachverhalt 6.5: Bildung von Rücklagen als Voraussetzung für die Innenfinanzierung.
Diese Sachverhalte werden im Weiteren näher erläutert, sowohl allgemeingültig als auch mit Bezug zum Fallbeispiel Max Muster.
8.3.2 Entscheidungen zur Mittelverwendung
a) Position 6.1 (Kostenersatz)
♦ Zum Sachverhalt
Die in einer Abrechnungsperiode (z. B. Monat) im Umsatzprozess erzielten Umsatzerlöse dienen zunächst dem Ersatz jener Aufwendungen, die mit dem Prozess der Kapitalverwendung sowie bei der Erstellung und Vermarktung von Produkten des Unternehmens verbunden sind (Materialverbrauch, Personalaufwendungen, Abschreibungen, Verwaltungskosten, Vertriebskosten u. a.), unabhängig davon, ob diese Aufwendungen auszahlungswirksam sind (wie Personalaufwendungen) oder nicht (wie Abschreibungen).
Wir bezeichnen diesen Teil der Verwendung der Erlöse aus Umsatz als Kostenersatz.
♦ Fallbeispiel Max Muster e. K.
Der Unternehmer Max Muster hat im ersten Monat seiner Geschäftstätigkeit nach Abschluss der Phase 5 (Kapitalrückfluss) Umsatzerlöse in Höhe von insgesamt 33.070,00 EUR erzielt, und zwar aus realisierten Dienstleistungen sowie aus dem Verkauf von E-Scootern und von Handelswaren .
Für das Erstellen der entsprechenden Leistungen wurden folgende Aufwendungen getätigt.
- Verbrauch an RHB-Positionen sowie Handelswaren: 4.920,00 EUR,
- Personalaufwendungen gesamt: 7.180,00 EUR,
- Sonstige betriebliche Aufwendungen 9.825,40 EUR.
Summe der Aufwendungen: 21.925,40 EUR.
Dieser in den erzielten Umsatzerlösen enthaltene Betrag kann nunmehr in voller Höhe für die Fortsetzung des Geschäftsbetriebs des Unternehmens eingesetzt werden!
In diesem Komplex „Kostenersatz“ noch nicht erfasst sind die Positionen „Abschreibungen“, „Zinsen“ sowie „Entnahmen des Gründers“ (als kalkulatorischer Unternehmerlohn).
♦ Probleme:
Aus den bislang skizzierten betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen ist einleuchtend, dass jedes Unternehmen immer bestrebt ist, in der Phase der Kapitalwandlung (Leistungsverwertung) ein solches Entgelt für die vom Unternehmen erstellten Sachgüter bzw. Dienstleistungen zu erhalten, welches wenigstens die für die hierfür kalkulierten Selbstkosten deckt.
Dies wird dadurch erreicht, dass eine entsprechende Preiskalkulation nach dem Vollkostenansatz vorgenommen wird, denn nur dann gehen in die Selbstkosten sowohl die direkt mit der Leistungserstellung und –verwertung verbundenen variablen Kosten als auch ein entsprechend kalkulierter Anteil der nur indirekt zu verrechnenden fixen Kosten ein.
Bei Unternehmensgründern (als Einzelunternehmer) kommt es diesbezüglich häufig zu einem großen Problem:
Um Kunden für die angebotenen Produkte zu gewinnen und Umsatzerlöse zu erzielen, wird versucht, Konkurrenzangebote über den Preis „auszustechen“.
Zu diesem Zweck wird – beispielsweise – absichtlich versäumt. die eigene Arbeitsleistung des Unternehmers über einen kalkulatorischen Unternehmerlohn oder auch kalkulatorische Abschreibungen u. a. in den Preis mit einzurechnen. Die Folge ist, dass dann natürlich im Umsatzprozess kein Gegenwert für diese Positionen über den Preis bzw. die Erlöse zurückfließen kann, was sachlich bedeutet, dass der Unternehmer irgendwie Selbstausbeutung betreibt.
Nur wenn es dem Unternehmer im Umsatzprozess gelingt, zumindest kostendeckende Preise durchzusetzen, kann eine Weiterführung des Geschäftsbetriebs – mit der Hoffnung auf künftige Gewinnerzielung – erfolgen, ansonsten müssen wieder über die Phase 1 finanzielle Mittel zur Deckung der Kosten beschafft werden, solange, bis auch dies dann nicht mehr möglich ist. Das wäre dann das Ende der Selbstständigkeit!
b) Position 6.2 (Begleichen von Verbindlichkeiten und Zinsverpflichtungen)
Zum Sachverhalt
Mit der Ingangsetzung und Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes eines Unternehmens sind immer eine Reihe von Zahlungsverpflichtungen gegenüber externen Partnern im Wirtschaftsverkehr verbunden, so vor allem in Bezug auf
- das Begleichen von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und
- die Tilgung aufgenommener Kredite, verbunden mit der Zahlung von Zinsen.
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind jene Schulden, die aus dem Einkauf von Gegenständen des Umlaufvermögens „auf Ziel“ entstehen (Einkauf von Material, Zulieferprodukten, Waren) bzw. aus in Anspruch genommene Fremdleistungen resultieren.
Da der in Geld bewertete Verbrauch dieser Gegenstände bzw. die Verrechnung von Fremdleistungen – wie dargestellt – Bestandteil der Herstellungskosten ist, können die sich daraus ergebenden Zahlungsverpflichtungen – vom Grundsatz her – aus den Mitteln des zurückgeflossenen Kostenersatzes beglichen werden.
Probleme für das leistende Unternehmen entstehen diesbezüglich nur dann, wenn die eingekauften Gegenstände nicht oder nicht in vollem Umfang verbraucht werden oder wenn ein hierzu geplantes Umsatzgeschäft „platzt“ oder wenn der betreffende Kunde eine bestehende Forderung aus Lieferungen und Leistungen nicht oder nicht zum Fälligkeitstermin begleicht.
Die Rückzahlung von Krediten beinhaltet zwei Bestandteile: Einerseits die Tilgungen selbst (als Betrag des Abtragens der bestehenden Schuld) und andererseits die Zinsen (als „Preis“ für das aufgenommene Fremdkapital). Beide Größen haben – betriebswirtschaftlich gesehen – einen unterschiedlichen Charakter:
Eine an den betreffenden Gläubiger gezahlte Tilgungsrate ist lediglich eine Auszahlung und nie eine Betriebsausgabe bzw. nie Aufwand.
Demgegenüber ist eine Zinszahlung zwar auch eine Auszahlung, sie stellt aber zugleich eine handels- und steuerrechtlich anerkannte Betriebsausgabe dar und geht auch als Aufwand in die Erfolgsrechnung ein!
Aus welchen Mitteln sind aber Tilgungsraten und Zinsen zu begleichen?
Da Tilgungsraten kein Bestandteil der zu kalkulierenden Selbstkosten sein können, ist zu schlussfolgern, dass die sich aus der Rückzahlung aufgenommener Kredite ergebenden Tilgungsverpflichtungen betriebswirtschaftlich „sauber“ immer nur aus erwirtschafteten Überschüssen (nach Steuern!) zu begleichen sind.
Werden keine derartigen Überschüsse erwirtschaftet, können Tilgungen nur aus Rücklagen beglichen werden, und diese sind allerdings endlich und können ggf. das Problem nur kurzfristig lösen.
Anders ist die Situation bei den Zinsen: Wenn sich ein Unternehmen die Mittel für Zinszahlungen verschaffen will, besteht die Möglichkeit, in die Preise für die zu vermarktenden Güter bzw. Leistungen kalkulatorische Zinsen einzurechnen. Diese Zinsen stellen sog. Anderskosten dar, denn sie enthalten sowohl kalkulatorische Eigenkapitalzinsen als auch kalkulatorische Fremdkapitalzinsen, wobei in der Erfolgsrechnung allerdings nur die tatsächlich gezahlten Fremdkapitalzinsen wirksam werden.2
♦ Fallbeispiel Max Muster e. K.
Aus der Darstellung der wirtschaftlichen Situation nach Abschluss der Phase 5 ist zu ersehen, dass folgende Zahlungsverpflichtung noch offen ist:
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: 138.527,90 EUR,
Die zugehörigen Einzelpositionen werden nunmehr per Banküberweisung bezahlt.
Im betrachteten Fallbeispiel wurden seitens der Bank zum Fälligkeitstermin (ohne Rücksicht auf Einzahlungen aus Umsatz-
erlösen) bereits folgende Beträge per Lastschrift vom Geschäftskonto abgebucht:
| Nr. | Position | Betrag [EUR] |
| 1 | Tilgungsrate zum aufgenommenen Darlehen | 5.000,00 |
| 2 | Zinsen zum aufgenommenen Bankkredit | 350,00 |
| 3 | Zinsen zum ERP-Förderkredit | 400,00 |
c) Position 6.3 (Steuern, Gebühren, Abgaben)
♦ Zum Sachverhalt
Jeder Unternehmer hat entsprechend den einschlägigen Rechtsvorschriften Abgaben an den Staat und an andere Einrichtungen zu leisten.
Dies betrifft vor allem:
- Vorauszahlungen zur Umsatzsteuer (ggf. aber auch Antrag auf Rückerstattung von Vorsteuerbeträgen),
- Anteile des Unternehmers als Arbeitgeber in Bezug auf SV-Beiträge,
- Beiträge zur Berufsgenossenschaft und ggf. zur Künstlersozialkasse,
- Vorauszahlungen zur Gewerbesteuer, zur Einkommen– Körperschaftsteuer.
Auch diese Abgaben sind pflichtgemäß zu fälligen Terminen zu leisten und führen zwangsläufig zum Abfluss liquider Mittel.
♦ Fallbeispiel Max Muster e. K.
Aus der Darstellung der wirtschaftlichen Situation nach Abschluss der Phase 5 ist zu ersehen:
- Verbindlichkeiten aus Umsatzsteuer: 6.283,30 EUR,
- Forderungen aus Vorsteuer: 1.445,90 EUR.
Daraus ergibt sich eine USt.-Zahllast von 4.837,40 EUR. Dieser Betrag wird per Banküberweisung bezahlt.
Es besteht ferner noch eine sonstige Verbindlichkeit in Bezug auf den Arbeitgeber-Beitrag zur Sozialversicherung in Höhe von 1.180,00 EUR. Auch dieser Betrag wird nunmehr per Banküberweisung bezahlt.
Folgende weitere Beträge sind noch offen, zu denen beim Unternehmer jedoch noch keine Zahlungsaufforderungen eingegangen sind, und somit noch nicht gebucht werden müssen:
- IHK-Beitrag: 130,00 EUR,
- Kfz-Steuer: 120,00 EUR,
- Beitrag zur Berufsgenossenschaft 700,00 EUR.
d) Position 6.4 (Entnahmen, Gewinnausschüttungen)
♦ Zum Sachverhalt
Einzelunternehmer sowie geschäftsführende Gesellschafter von Personengesellschaften bestreiten ihren Lebensunterhalt dadurch, dass sie Entnahmen aus den erzielten Umsatzerlösen tätigen.
Dies ist handels- und steuerrechtlich logischerweise zulässig, denn im dauerhaften Erwirtschaften von Mitteln für den eigenen Lebensunterhalt und für die Befriedigung persönlicher Bedürfnisse besteht ja ein wichtiges Motiv der Gründung und Führung von Personenunternehmen.
Betriebswirtschaftlich sind derartige Privatentnahmen und damit verbundene Gewinnausschüttungen für das Unternehmen immer dann „verkraftbar“, wenn Überschüsse (Gewinne) erwirtschaftet werden. Ist dies nicht der Fall, gibt es diesbezüglich sofort ernste Probleme für das weitere Bestehen des Unternehmens.
Bei Kapitalgesellschaften gelten andere Regelungen. Hier erhalten der bzw. die Geschäftsführer einer GmbH bzw. die Vorstandsmitglieder einer AG ein Gehalt lt. Anstellungsvertrag.
Privatentnahmen sind nicht zulässig. Können die Gehälter nicht zu fälligen Terminen gezahlt werden, besteht folgerichtig Insolvenzgefahr.
Werden hingegen Gewinne erwirtschaftet, dann erheben die Eigentümer der Gesellschaft Ansprüche auf Gewinnausschüttungen bzw. Dividendenzahlungen, was zu weiteren Abflüssen vom Bestand liquider Mittel führt.
♦ Fallbeispiel Max Muster e. K.
Im hier betrachteten Fallbeispiel kann der Unternehmer Privatentnahmen tätigen, sei es aus jenem Teil, der als kalkulatorischer Unternehmerlohn mit in die Preise für die erstellten Dienstleistungen berechnet wurde oder sei es aus erwirtschafteten Gewinnen (nach Steuern). Der Unternehmer verzichtet aber im Moment darauf, da er erst sein Umsatzgeschäft weiter stabilisieren möchte.
e) Position 6.5 (Übergang zur Innenfinanzierung)
♦ Zum Sachverhalt
Ein gegründetes Unternehmen kann – aus betriebswirtschaftlicher Sicht – nur fortbestehen, wenn es der Gründer schafft, den in Gang gesetzten Umsatzprozess zu einem sich selbst tragenden Kreislauf mit den Phasen Kapitalverwendung, Kapital- und Personaleinsatz, Kapitalwandlung, Kapitalrückfluss und Kapitalabfluss zu gestalten.
Kriterium hierfür ist, ob und wie es dem Unternehmer gelingt, sich in seinem Geschäftsbetrieb von der Außenfinanzierung – als bislang alleiniger Form der Kapitalbeschaffung – abzukoppeln und eine dauerhafte Innenfinanzierung dieses Betriebs zustande zu bringen.
Eine derartige Innenfinanzierung bedingt verschiedene Voraussetzungen.
♦ Voraussetzungen für eine wirksame Innenfinanzierung
(1) Das Unternehmen erzielt im Umsatzprozess kostendeckende Preise, so dass – vom Grundprinzip her – nach Abschluss der Phase „Kapitalrückfluss ein voller Kostenersatz gesichert werden kann.
(2) Der Unternehmer ist ein „betriebswirtschaftlicher Profi„: Er hat in die Preise für seine angebotenen Produkte bzw. Leistungen kalkulatorische Abschreibungen – als Ausdruck des anteiligen Werteverzehrs seiner Anlagegüter (Betriebsmittel u. a.) – eingerechnet.
Ihm gelingt es, diese Preise im Umsatzprozess zu realisieren. Dann hat dies zur Konsequenz, dass über die Umsatzerlöse die Gegenwerte für die kalkulatorischen Abschreibungen in „Cashform“ zurückfließen.
Diese Gegenwerte werden systematisch angesammelt und stehen dann – nach Ablauf der Nutzungsdauer der Anlagegüter – für die Finanzierung der notwendigen Ersatzinvestitionen zur Verfügung, ohne dass erneuet auf Formen der Außenfinanzierung zurückgegriffen werden muss.
Soweit die Theorie. Die Praxis zeigt, dass Unternehmensgründer diese betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge entweder nicht kennen oder nicht beherzigen (können). Die Folge ist, dass nach Ablauf von 4 bis 7 Jahren die Anlagegüter der Erstausstattung des Unternehmens mehr oder weniger physisch und/oder moralisch verschlissen sind, jetzt aber keine Auenfinanzierung – wie in der Gründungsphase – möglich ist.
Ja, und dann???
(3) In den ersten drei bis vier Jahren nach Gründung des Unternehmens werden von den erwirtschafteten Überschüssen, konkret von den Gewinnen nach Abzug von Gewinnsteuern, keine Gewinnausschüttungen vorgenommen. Die verbliebenen Überschüsse werden vielmehr angesammelt und in Gewinnrücklagen eingestellt. Dies wird als Gewinnthesaurierung bezeichnet und auch durch Regelungen der Unternehmensbesteuerung unterstützt.
Aber auch hier gilt: Ein solches Vorgehen bleibt oft Theorie, in der Praxis wird diese betriebswirtschaftliche Pflicht – aus welchen Gründen auch immer – leider nicht oder zu wenig beherzigt.
♦ Fallbeispiel Max Muster e. K.
Mit den erzielten Umsatzerlösen wurde der Kostenersatz gesichert.
Wichtig ist, zu klären, inwieweit in mit den Umsatzerlösen Abschreibungsgegenwerte zurückgeflossen sind. Hierzu wird folgendes angenommen:
Kalkulatorische Abschreibungen wurden sowohl in die Berechnung des Stundensatzes für die Wartungs- und Reparaturleistungen wie auch in die Handlungskosten (in Bezug auf den Verkauf von Handelswaren) mit einbezogen.
Im hier betrachteten Fallbeispiel wird angenommen, dass in den zurückgeflossenen Umsatzerlösen ein Betrag von 2,650,00 EUR
als Abschreibungsgenwerte akkumuliert werden können. Dieser Betrag setzt sich wie folgt zusammen:
Abschreibungen bei Bauten: 800,00 EUR,
Abschreibungen bei Techn. Anlagen: 500,00 EUR,
Abschreibungen bei Fahrzeugen: 600,00 EUR,
Abschreibungen bei BGA-Positionen: 750,00 EUR.
Anmerkung:
Details zur Abschreibungen werden erst in Verbindung mit der Erstellung eines Jahresabschlusses zu klären sein. Dies gilt auch in Bezug auf die Ermittlung des Jahresergebnisses und die sich darauf beziehende Entscheidung über eine mögliche Einstellung erwirtschafteter Gewinn (nach Steuern) in zu bildende Gewinnrücklagen.
Daher werden zur Bildung von Gewinnrücklagen hier keine weiteren Angaben gemacht.
8.3.3 Fallbeispiel Max Muster e. K.
a) Wirtschaftliche Situation nach Abschluss der Phase 6
In Fortsetzung der Darstellung der wirtschaftlichen Situation nach Phase 5 erhalten wir – unter Einbeziehung der obigen Angaben zu Geschäftsvorfällen in Phase 6 – folgendes neues Bild:
| Verfügbare Mittel | Erklärung der Mittelherkunft | |
| Positionen des Anlagevermögens | Positionen des Eigenkapitals |
| Grundstück | 544.200,00 | Eigenkapital (eigene Einlagen) | 607.800,00 | |
| Technische Anlagen | 95.500,00 | Rücklagen | 0,00 | |
| Fahrzeuge | 39.400,00 | Ergebnis | 7.569,60 | |
| Betriebs-/Geschäftsausstattung | 112.050,00 | |||
| Positionen des Umlaufvermögens | Positionen des Fremdkapitals | |||
| Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Waren | 5.630,00 | Verbindlichkeiten gg. Kreditinstituten | 85.000,00 | |
| Fertigerzeugnisse | 0,00 | Verbindlichkeiten aus Förderkrediten | 150.000,00 | |
| Forderungen aLuL | 0,00 | Verbindlichkeiten aLuL | 0,00 | |
| Sonstige Forderungen (Vorsteuer) | 0,00 | Sonstige Verbindlichkeiten (USt) | 0,00 | |
| Bankguthaben | 53.274,20 | Sonst. Verbindlichk. (Soz. Sicherheit) | 0,00 | |
| Kasse | 315,40 | |||
| Summe | 850.369,60 | Summe | 850.369,60 |
b) Wirtschaftliche Situation nach Abschluss der Phase 6 (Erträge – Aufwendungen)
In Fortsetzung der Gegenüberstellung von Erträgen zu Aufwendungen nach Phase 5 erhalten wir – unter Einbeziehung der Angaben zu Geschäftsvorfällen in Phase 6 folgendes neues Bild:
| Erträge (Wertezufluss) |
| Erlöse aus Umsatz | 33.070,00 | |
| Bestandsänderungen Fertigerzeugnisse | 0,00 | |
| Summe Erträge | 33.070,00 |
| Aufwendungen (Werteverzehr) |
| Materialaufwendungen (RHB, Waren) | 4.920,00 | |
| Personalaufwendungen | 7.180,00 | |
| Abschreibungen (Sachanlagen) | 2.650,00 | |
| Bürobedarf | 325,40 | |
| Telekommunikationskosten | 380,00 | |
| Beratungskosten | 2.200,00 | |
| Gebühren (Notar, Grundbuch u. a.) | 1.100,00 | |
| Kfz-Kosten | 520,00 | |
| Werbungskosten | 2.670,00 | |
| Versicherungen | 1.800,00 | |
| Energieverbrauch | 540,00 | |
| Unterhaltsreinigung | 290,00 | |
| Summe sonstige Aufwendungen | 9.825,40 | |
| Zinsaufwendungen (Fremdkapital) | 750,00 | |
| Steuern (Grundsteuer, Kfz-Steuer) | 175,00 | |
| Summe Aufwendungen gesamt | 25.500,40 | |
| Ergebnis (Erträge ./. Aufwendungen) | 7.569,60 |
Die Rechnung stimmt offenbar, da sich auch aus dieser detaillierten Form einer Ergebnisrechnung (analog zur handelsrechtlichen Gewinn- und Verlustrechnung) einen Ergebnis von 7.569,60 EUR ergibt.