2.6.3 Personaleinsatz

Phase 3: Personaleinsatz

6.3.1 Personal, Personalbedarf, Personalbeschaffung

a) Personal – wichtigster Leistungsfaktor

Fakt ist: Die menschliche Arbeit ist die unabdingbare Voraussetzung für jedwede Leistungserstellung in Unternehmen, und zwar sowohl in Bezug auf die ausführende Arbeit der im betreffenden Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter als auch in Bezug auf die steuernde und disponierende Arbeit des Managements, das – im Fall der Neugründung eines Unternehmens – in der Regel durch den oder die Gründer repräsentiert wird.
Die Phase 3 im Kreislaufmodell des Umsatzprozesses wurde daher als Phase des Kapital– und Personaleinsatzes charakterisiert.

Zu den grundlegenden Aufgaben, die es im Prozess der Unternehmensgründung und bei der Ingangsetzung des eigentlichen Geschäftsbetriebs zu bewältigen gilt, gehören somit auch die Aufgabe, zu sichern, dass der Leistungsfaktor menschliche Arbeit (Personal) – ausgehend von den spezifischen Anforderungen im Unternehmen –

in der erforderlichen Quantität (Anzahl benötigter Mitarbeiter),
in der erforderlichen Qualität (entsprechend den Qualifikationsanforderungen einzelner Stellen),
zur richtigen Zeit (unter der Auftragslage),
am richtigen Einsatzort (Werk, Filiale, Arbeitsplatz) und
zu vom Unternehmen beherrschbaren Kosten

verfügbar ist.

b) Nutzung vielfältiger Formen der Ausgestaltung von Arbeitsverhältnissen

Existenzgründer benötigen Mitarbeiter, denn im marktwirtschaftlichen Leistungs- und Preiswettbewerb werden letztlich nur diejenigen Unternehmen bestehen, die über qualifiziertes und motiviertes Personal verfügen! Gründer als „Allein-Akteure“ werden dies in der Regel nicht schaffen!
Mitarbeiter sind aber stets auch ein Kostenfaktor, und da ein Gründer nie sicher sein kann, dass sich seine Geschäftsidee auch in tragfähige Verkaufserlöse umsetzen lässt, ist in Bezug auf eine Festanstellung von Mitarbeiter zunächst Vorsicht geboten.

In dieser Situation ist es wichtig, die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausgestaltung von Arbeitsverhältnissen zu kennen und die Hilfe der örtlichen Dienststellen der Agentur für Arbeit und von Personaldienstleistern in Anspruch zu nehmen:

Form eines Arbeitsverhältnisses	Anmerkungen
Geringfügige Beschäftigung (Minijobs)	Als eine geringfügige Beschäftigung (ein Minijob) gilt ein Arbeitsverhältnis, bei dem das Arbeitsentgelt einen Höchstbetrag von (z. Zt.) monatlich 450 Euro nicht übersteigt. Dabei ist es aus gesetzlicher Sicht unerheblich, wie lange ein Mitarbeiter dafür arbeitet. Allerdings soll die Arbeitszeit im Regelfall monatlich 53 Stunden nicht überschreiten. Der Mitarbeiter muss er keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Die pauschalen Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung übernimmt der Unternehmer als Arbeitgeber.
Midijobs (Gleitzone)	Als Midijob oder Gleitzonenfallwird ein Arbeitsverhältnis bezeichnet, bei dem das Arbeitsentgelt zwischen 450,01 Euro und 850,00 Euro im Monat liegt und 850,00 Euro im Monat regelmäßig nicht überschreitet. Innerhalb dieser Gleitzone ist der Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Sozialversicherung vom Bruttoarbeitsentgelt abhängig, während der Arbeitgeberanteil konstant beim jeweils aktuellen Wert liegt.
Kurzfristige Beschäftigung	Eine sog. kurzfristige Beschäftigung umfasst einen Zeitraum von bis zu 70 Arbeitstagen bzw. 60 Kalendertagen im Jahr. Die Befristung ist im Voraus festzulegen. Diese Art eines Arbeitsverhältnisses ist weder für den Mitarbeiter (Arbeitnehmer) noch für den Unternehmer (als Arbeitgeber) sozialversicherungspflichtig. Die Höhe des Arbeitsentgelts spielt dabei keine Rolle. Je nach Vereinbarung muss der Arbeitsgeber jedoch eine pauschale Lohnsteuer abführen.
Teilzeitarbeit	Eine Teilzeitarbeit liegt dann vor, wenn Arbeitnehmer regelmäßig kürzer arbeiten als vergleichbare Vollzeitarbeitnehmer. Einzelheiten sind dem „Gesetz über Teilzeit und befristete Arbeitsverträge“ (TzBfG) zu entnehmen.
Befristete Arbeitsverhältnisse	Bei der Neugründung eines Unternehmens ist es möglich, Bewerber auf der Grundlage eines befristeten Arbeitsverhältnisses einzustellen, und zwar bis zu vier Jahren, ohne dass hierfür es hierfür ein sachlichen Grund gegeben sein muss.
Vollzeitarbeitsverhältnis	Bei einem Vollzeitarbeitsverhältnis handelt es sich um ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis, das die gesamte Arbeitszeit eins Arbeitnehmers nach branchenüblichen Regelungen beinhaltet.
Arbeitnehmerüberlassung (Leiharbeit)	Bei der Arbeitnehmerüberlassung verleiht ein Arbeitgeber (Verleiher) einen Arbeitnehmer (Leiharbeitnehmer) an einen Dritten (zum Beispiel an einen Gründer), um bei diesem Arbeiten auszuführen. Der Leiharbeitnehmer steht in einem Arbeitsverhältnis zum Verleiher. Der Entleiher (zum Beispiel ein Gründer) zahlt dem Verleiher einen vereinbarten Stundensatz.
Homeoffice (Telearbeit)	Von Homeoffice ist die Rede, wenn der Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz in der Regel zu Hause hat. Die Verbindung zum Unternehmen wird über die Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien hergestellt. Auch dies kann für Gründer eine alternative Lösung für den Personaleinsatz sein.

c) Zustandekommen eines Arbeitsverhältnisses, Arbeitsvertrag

Ein Arbeitsverhältnis kommt durch einen Arbeitsvertrag – als Ausdruck entsprechender Willenserklärungen seitens eines Arbeitgebers und eines Arbeitnehmers – zustande.
Der Weg bis zum Abschluss eines Arbeitsvertrages beginnt mit der Bewerbung, im Weiteren mit dem Vorstellungs– bzw. dem Einstellungsgespräch.
Sowohl für den Bewerber (Arbeitnehmer) als auch für den Arbeitgeber (hier ein Unternehmensgründer) kommt es in dieser Phase darauf an, sich richtig zu verhalten und auf bestehende Rechte zu achten, denn Fehler in diese Phase können nachfolgend zur Auflösung eines abgeschlossenen Arbeitsvertrages führen.
So kann es beim Einstellungsgespräch zu Interessenkonflikten kommen: Der Arbeitgeber möchte naturgemäß viel über die persönlichen Verhältnisse des Bewerbers wissen, der Bewerber will aber seine Intimsphäre (Persönlichkeitsrechte) nicht unbedingt allseitig offen legen.
Hier gilt der Grundsatz, dass der Arbeitgeber alle Informationen selbst erfragen muss, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz stehen (z. B. Fragen nach dem beruflichen Werdegang, zur bisherigen Vergütungshöhe und dgl.). Das Interesse des Arbeitgebers, Antworten auf seine Fragen zu erhalten überwiegt gegenüber dem Interesse des Bewerbers, möglichst wenig über sich Preis zu geben.
Wenn es jedoch dem Arbeitnehmer aus bestimmten Gründen unmöglich wäre, die arbeitsvertragliche Leistungspflicht zu erfüllen, hat er Offenbarungspflicht zu leisten (z. B. Frage nach bestehenden Wettbewerbsverboten)!

Ein Arbeitsvertrag ist eine rechtlich bindende Übereinkunft zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer, die ein Arbeitsverhältnis begründet.
Es handelt sich hier um einen speziellen Dienstvertrag (nach § 611 BGB), der durch arbeitsrechtliche Sonderregelungen mitbestimmt ist, insbesondere durch den Fakt, dass der Arbeitnehmer in persönlicher Abhängigkeit zum Arbeitgeber steht.

Der Arbeitsvertrag ist grundsätzlich an keine Form gebunden. Er kommt rechtswirksam dann zustande, wenn er

mündlich oder fernmündlich,
schriftlich oder
durch schlüssiges Handeln („konkludentes Handeln“ zustande kommt.

Ausnahmen:

Ein Arbeitsvertrag mit Bezug auf das Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB) bedarf der Schriftform.
Viele Tarifverträge schreiben vor, dass Arbeitsverträge grundsätzlich schriftlich abzuschließen sind.
Befristete Arbeitsverträge sind in Schriftform abzufassen (vgl. § 14 Abs. 4 TzBfG).
Ausbildungsverträge sind nach § 11 BBiG schriftlich nachzuvollziehen, wobei eine mündliche, übereinstimmende Erklärung beider Parteien jedoch bereits zum Abschluss führt.

Darüber hinaus sind die seit 1995 geltenden Bestimmungen des Nachweisgesetzes (NachwG) zu beachten.

d) Pflichten des Gründers als Arbeitgeber

Aus dem Abschluss eines Arbeitsvertrages mit einem Arbeitnehmer ergeben sich für den Gründer als Arbeitgeber eine Reihe von Pflichten, die mit großer Sorgfalt wahrzunehmen sind:

Pflichten	Anmerkungen
Anmeldungen	*Von der Bundesagentur für Arbeit (Betriebsnummern-Service) ist eine Betriebsnummer* einzuholen. Sodann sind der neue Mitarbeiter bei seiner Krankenkasse betreffs der Renten-, Kranken- (und damit Pflege-) und Arbeitslosenversicherung anzumelden. Eine weitere wichtige Anmeldung ist an die zuständige Berufsgenossenschaften wegen der beruflichen Unfallversicherung vorzunehmen. Im Falle eines Arbeitsvertrages mit geringfügig oder kurzfristig Beschäftigten ist eine Meldung an die Minijobzentrale zu richten.**
Lohn-/Gehaltszahlung, soziale Abgaben	*Zu den Hauptpflichten des Arbeitsgebers aus einem Arbeitsvertrag gehört die Pflicht zur Zahlung des vereinbarten Arbeitsentgelts* (nach Höhe und Zeitpunkt). Das Arbeitsentgelt ist ein Bruttobetrag, der sich aus dem Auszahlungsbetrag an den Arbeitsnehmer, der Lohnsteuer (je nach Steuerklasse und Einkommen) und den Arbeitsnehmeranteilen zur Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung zusammensetzt. Der Unternehmer als Arbeitgeber hat dazu noch den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung zu zahlen.**
Künstlersozialabgabe	Falls ein gegründetes Unternehmen den Absatz künstlerischer oder publizistischer Leistungen ermöglicht oder regelmäßig von Künstlern oder Publizisten erbrachte Werke oder Leistungen für das eigene Unternehmen nutzt (z. B. Werbeagenturen, Verlage, Galerien, Ausbildungseinrichtungen), dann hat das Unternehmen eine Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse abführen.
Arbeits- und Gesundheitsschutz	Vom Gesetzgeber wird dem Arbeitgeber die Pflicht zum Schutz der Arbeitnehmer auferlegt, denn es ist der Arbeitgeber, der mit seiner Geschäftstätigkeit (auf eigene Rechnung) die Ursachen für mögliche Gefährdungen der Arbeitnehmer setzt und dabei zugleich das Direktionsrecht ausübt. *Insofern sind Arbeits- und Gesundheitsschutzrechte der Sache nach immer Arbeitnehmerschutzrechte.* Schwerpunkte des Arbeitsschutzes sind vor allem – die Unfallverhütung (Schutz vor Verletzungen), – der Schutz vor Berufskrankheiten, – die Verhütung von arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren sowie – die Organisation der Ersten Hilfe.

6.3.2 Personalaufwendungen

a) Begriff, Komponenten

Erwerbswirtschaftlich ausgerichtete private Unternehmen werden für den Leistungsfaktor „menschliche Arbeit“ nur jenen Preis (in Form von Lohn und Gehalt und weiteren Zusatzleistungen) bezahlen wollen (bzw. können), der in Einheit mit den anderen Aufwendungen für Leistungsfaktoren (Kapitalkosten, Sachkosten u. a.) sichert, dass die vom Unternehmen erwirtschafteten Erträge größer sind als die getätigten Aufwendungen, so dass ein Überschuss (als Gewinn) verbleibt. Das gilt sicher auch im hier betrachteten Fall neu gegründeter Unternehmen, wobei allerdings zu beachten ist:

Gründer sollten nicht in den fatalen Fehler zu verfallen, Mitarbeiter ausschließlich als Kostenfaktor anzusehen. Vielmehr kommt es darauf an, bei der Ausgestaltung und Umsetzung von Einkommens- und Vergütungssystemen im Unternehmen zu sichern, dass einerseits die einschlägigen rechtlichen Bestimmungen umgesetzt und eine leistungsgerechte Entlohnung gewährleistet wird, die andererseits ausreichend leistungsmotivierend wirkt, damit über die Entwicklung der Arbeitsproduktivität und der betrieblichen Wertschöpfung der Faktor „Personalkosten“ im gesamten Kostengefüge der Umsatzleistung von Unternehmen beherrschbar bleibt und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und seiner Produkte nicht schmälert.

Personalaufwendungen sind alle in Geld bewerteten Aufwendungen, die als Entgelt an Mitarbeiter des betreffenden Unternehmens gezahlt werden. Dies betrifft

Brutto-Löhne und Lohnbestandteile, die als Entgelt für „geleistete Arbeit“ an Arbeiter und gewerblich Auszubildende gezahlt werden,
Brutto-Gehälter und weitere Bezüge, die für „geleistete Arbeit“ an Angestellte und andere Personengruppen sowie an Auszubildende (nicht gewerblich) gezahlt werden, aber auch
Entgelte für „nicht geleistete Arbeit“ der Mitarbeiter (Arbeiter, Angestellte, Auszubildende), konkret für Urlaub, Feiertage und Krankheit, ferner freiwillige soziale Leistungen, Beiträge zur Vermögensbildung, Fahrkostenerstattung u. a.

Zu den Personalaufwendungen gehören ferner

Arbeitgeberanteile zur gesetzlichen Sozialversicherung (Lohn- und Gehaltsbereich),
Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) sowie
Aufwendungen für die Altersversorgung und für Unterstützung (Betriebsrenten u. a.).

Hinsichtlich der Personalaufwendungen wird üblicherweise auch zwischen Personalbasiskosten und Personalzusatzkosten unterschieden.

Zu den Personalbasiskosten werden die Entgelte bzw. Vergütungen gerechnet, die für die tatsächlich geleistete Arbeit der Mitarbeiter gezahlt werden. Dazu gehören in erster Linie die Brutto-Löhne und -Gehälter.

Zu den Personalzusatzkosten werden hingegen jene personalbedingten oder personalbezogenen Entgelte oder Zahlungen gerechnet, die ein Unternehmen unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeit zu tragen sind. Diese Entgelte bzw. Zahlungen beruhen auf gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen:

Gesetzlich bedingte Personalzusatzkosten: Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitgeber, Feiertagsvergütungen, Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall.
Tarifvertraglich bedingte Personalzusatzkosten: Bezahlter Jahresurlaub, zusätzliches Urlaubsgeld, Weihnachtsgratifikationen, 13. Monatseinkommen, vermögenswirksame Leistungen.
Betriebliche Personalzusatzkosten: Freiwillige Sonderzahlungen, Kosten der betrieblichen Altersversorgung, Aus- und Weiterbildungskosten.

Die Personalzusatzkosten betragen in Deutschland ca.80 % der Personalbasiskosten.

b) Entgeltabrechnung

Gegenstand der Entgeltabrechnung (auch Lohn- und Gehaltsrechnung genannt) ist die Ermittlung der von einem aktiven Beschäftigten des Unternehmens beanspruchten Brutto-Entgelte, die Berechnung der gesetzlichen Abzüge (wie Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, SV-Beiträge) sowie die Ermittlung der auszuzahlenden Netto-Beträge unter Beachtung ggf. geleisteter Vorauszahlungen oder vermögenswirksamer Leistungen u. a.

Die Entgeltabrechnung schließt ferner die Erfüllung gesetzlicher Auflagen hinsichtlich Meldungen und Meldefristen (Lohnsteueranmeldung, Meldung an SV-Träger u. a.), angeforderter Statistiken sowie die Erfüllung von Anforderungen aus der Kosten- und Leistungsrechnung u. a. mit ein.

Die Entgeltabrechnung ist ein Teilgebiet der kaufmännischen Buchführung und des gesamten betrieblichen Rechnungswesens.
Die Erfüllung der hier anstehenden Aufgaben erfordert gründliche Kenntnisse im Arbeitsrecht, im Steuerrecht, im Sozialversicherungsrecht, in der kaufmännischen Buchführung, im finanzwirtschaftlichen Zahlungsverkehr, in der Nutzung von IT-Systemen und in der Erstellung von Jahresabschlüssen.

Die Entgeltabrechnung kann in zwei große Blöcke aufgeteilt werden, und zwar in die

personenbezogene Entgeltabrechnung für die einzelnen Beschäftigten und in die
sachbezogene Abrechnung im Sinne der Zusammenfassung aller periodenbezogenen Bezüge und Daten als Ausweis periodenbezogener Personalaufwendungen.

Die Darstellung zeigt im Überblick die wichtigsten Arbeitsschritte und Ergebnisse in der Entgeltabrechnung.